Registre des traitements – modèle pré-rempli

En application de l'article 30 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), chaque commune, en sa qualité de responsable de traitement, doit tenir un registre des activités de traitement de données à caractère personnel qu'elle met en œuvre.

Le présent document constitue un modèle de travail pré-rempli. Il liste les traitements susceptibles d'être activés selon les modules effectivement utilisés sur votre site (état civil, urbanisme, portail famille, signalements, alertes, etc.). Chaque commune doit l'adapter à sa situation réelle : retirer les traitements non utilisés, compléter les destinataires précis, ajuster les durées de conservation au regard de ses propres pratiques et des référentiels applicables (notamment le référentiel CNIL relatif à la gestion des activités des collectivités territoriales).

Les informations ci-dessous sont fournies à titre indicatif. Les bases légales et durées de conservation proposées sont plausibles mais non contractuelles et doivent être validées par le délégué à la protection des données (DPO) de la commune.

Responsable de traitement et acteurs techniques

Le responsable de traitement est la commune (le maire représentant la collectivité). La plateforme « Ma Mairie en Ligne » est éditée par ReUSE Développement (Panazol, France), qui agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance dédié.

L'hébergement des données est assuré en France, auprès d'un hébergeur européen. Lorsqu'une fonctionnalité d'assistance par intelligence artificielle est utilisée, le traitement correspondant est confié à Anthropic (États-Unis) via son interface de programmation (API), encadré par un accord de traitement des données (DPA) prévoyant la non-conservation et la non-utilisation à des fins d'entraînement des contenus transmis. Les transferts hors Union européenne afférents reposent sur les garanties prévues au chapitre V du RGPD (clauses contractuelles types).

Traitements types

1. Gestion du site et des comptes administrateurs

Finalité : administration du site municipal, gestion des comptes des agents et élus habilités, journalisation des connexions et actions.
Base légale : mission d'intérêt public (art. 6.1.e RGPD) et intérêt légitime de la commune pour la sécurité du système.
Catégories de données : identité, fonction, adresse électronique professionnelle, identifiants de connexion, journaux techniques (adresse IP, horodatage).
Personnes concernées : agents municipaux, élus, prestataires habilités.
Destinataires : services internes habilités, sous-traitant technique (ReUSE Développement), hébergeur.
Durée de conservation : compte conservé le temps de l'habilitation ; journaux de connexion conservés au maximum 12 mois.

2. Demandes d'actes d'état civil

Finalité : réception et instruction des demandes d'actes (naissance, mariage, décès) et envoi des copies ou extraits.
Base légale : obligation légale (art. 6.1.c RGPD) et mission d'intérêt public, au titre du Code civil et du Code général des collectivités territoriales.
Catégories de données : identité du demandeur et de la personne concernée par l'acte, lien de filiation, coordonnées, justificatif d'identité.
Personnes concernées : demandeurs et personnes mentionnées dans les actes.
Destinataires : service de l'état civil, le cas échéant autres communes ou administrations compétentes.
Durée de conservation : données de la demande conservées en base active 1 an, puis archivage selon les obligations légales applicables aux registres de l'état civil.

3. Dépôt et instruction des demandes d'urbanisme

Finalité : dépôt dématérialisé et instruction des autorisations d'urbanisme (déclaration préalable, permis de construire, certificat d'urbanisme).
Base légale : obligation légale et mission d'intérêt public, au titre du Code de l'urbanisme.
Catégories de données : identité et coordonnées du pétitionnaire, références cadastrales, pièces du dossier (plans, photographies), parfois données patrimoniales.
Personnes concernées : pétitionnaires, propriétaires, riverains mentionnés.
Destinataires : service urbanisme, services instructeurs (centre instructeur, intercommunalité), services de l'État consultés.
Durée de conservation : dossier conservé pendant l'instruction puis archivé conformément aux durées légales d'archivage des dossiers d'urbanisme.

4. Portail famille – réservations périscolaires

Finalité : inscription et réservation aux services périscolaires (cantine, garderie, accueil de loisirs), facturation associée.
Base légale : mission d'intérêt public ; le cas échéant exécution d'un contrat ou d'une mesure précontractuelle pour la facturation.
Catégories de données : identité des responsables légaux et des enfants, dates de naissance, coordonnées, données de scolarité, allergies ou régimes alimentaires (données de santé, à limiter au strict nécessaire), éléments de facturation.
Personnes concernées : responsables légaux et enfants mineurs – vigilance renforcée.
Destinataires : service périscolaire, régie de recettes, prestataires de restauration le cas échéant.
Durée de conservation : données conservées le temps de l'inscription, puis l'année scolaire en cours ; données de facturation conservées selon les obligations comptables (en règle générale 10 ans).

5. Signalements citoyens

Finalité : réception et suivi des signalements des administrés (voirie, propreté, éclairage, dépôts sauvages).
Base légale : mission d'intérêt public liée à la gestion du domaine communal et aux pouvoirs de police du maire.
Catégories de données : identité et coordonnées de l'auteur (lorsque renseignées), description et localisation du signalement, photographies éventuelles.
Personnes concernées : administrés à l'origine du signalement, tiers éventuellement identifiables sur les photographies.
Destinataires : services techniques municipaux concernés.
Durée de conservation : données conservées le temps du traitement du signalement, généralement jusqu'à 12 mois après clôture.

6. Alertes SMS et newsletter

Finalité : diffusion d'informations municipales, d'alertes et d'actualités aux personnes inscrites.
Base légale : consentement de la personne concernée (art. 6.1.a RGPD), avec possibilité de désinscription à tout moment.
Catégories de données : nom le cas échéant, adresse électronique et/ou numéro de téléphone mobile, préférences d'abonnement.
Personnes concernées : administrés et abonnés volontaires.
Destinataires : service communication, prestataire d'envoi (SMS ou courriel) le cas échéant.
Durée de conservation : données conservées jusqu'au retrait du consentement ou à la désinscription, puis supprimées dans un délai raisonnable.

7. Formulaire de contact

Finalité : réception et traitement des messages et demandes adressés à la mairie via le formulaire en ligne.
Base légale : mission d'intérêt public ; le cas échéant intérêt légitime de la commune à répondre aux sollicitations.
Catégories de données : identité, coordonnées, objet et contenu du message.
Personnes concernées : administrés et tout demandeur.
Destinataires : service ou agent destinataire de la demande.
Durée de conservation : données conservées le temps nécessaire au traitement de la demande, généralement jusqu'à 12 mois.

8. Prise de rendez-vous

Finalité : gestion des demandes de rendez-vous avec les services de la mairie ou les élus.
Base légale : mission d'intérêt public liée à l'organisation de l'accueil du public.
Catégories de données : identité, coordonnées, motif et créneau du rendez-vous.
Personnes concernées : administrés sollicitant un rendez-vous.
Destinataires : service ou élu concerné, agents d'accueil habilités.
Durée de conservation : données conservées jusqu'au rendez-vous, puis pendant une courte période de suivi (généralement 12 mois maximum).

Analyses d'impact (AIPD)

Certains traitements présentent un risque élevé pour les droits et libertés des personnes et requièrent une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD), conformément à l'article 35 du RGPD. C'est notamment le cas du portail famille (traitement de données relatives à des mineurs, et parfois de données de santé telles qu'allergies ou régimes), ainsi que de l'instruction des demandes d'urbanisme (volume et sensibilité des dossiers, données patrimoniales). La commune doit vérifier, au regard des listes publiées par la CNIL, si chacun de ces traitements impose la réalisation préalable d'une AIPD.

Rôle du délégué à la protection des données

Toute collectivité territoriale est tenue de désigner un délégué à la protection des données (DPO), le cas échéant mutualisé au niveau intercommunal. Le DPO de la commune assure le suivi du présent registre, conseille les services sur les traitements, contrôle la conformité, pilote les analyses d'impact lorsqu'elles sont requises et constitue le point de contact des personnes concernées et de la CNIL. Ce modèle doit être validé, complété et tenu à jour sous la responsabilité du DPO et du responsable de traitement.

Document type fourni à titre indicatif, à faire valider par votre conseil juridique. Dernière mise à jour : 2026.